병원에서 사용하는 환자 진료용 솔루션 개발기업 A사는 본사 직원이 300여 명에 달하는 중견기업이다. A사는 회사 규모가 점점 커짐에 따라 각종 정보기술(IT) 장비 구매 비용과 하루가 다르게 늘어가는 신규ㆍ파견 직원, 퇴사 직원들 IT 장비를 처리하는 데 골머리를 앓았다. 

특히 PC와 모니터, 노트북컴퓨터 구매와 배치, 폐기에 들어가는 비용과 시간관리에 어려움이 많았다. 지난해 관련 비용으로만 3억원 이상이 들어갔다. 

A사는 사내 직원 이외에 외근 영업 직원이 많아 노트북 사용자가 많았다. 또 고객사인 병원에 병원관리 솔루션을 PC에 탑재해 납품까지 하는 방식으로 영업하다 보니 PC 등 장비가 필요할 때마다 주거래처인 B, C사에서 비교 견적을 받아 구매하곤 했다. 

하지만 A사 규모가 커지면서 B, C사 규모로는 제때 애프터서비스를 받지 못해 사내 직원과 고객사 불만이 같이 증가했다. 올해 필요한 예상 PC, 노트북, 모니터 등 총 수량도 140대에 달해 도저히 처리가 불가능한 상황이었다. 

A사는 비용절감 컨설트사인 코스트제로 컨설턴트 조언을 받기로 결정했다. 상담 과정에서 현재 각종 IT 장비를 기존대로 `구매`를 할 것인지, 아니면 `렌탈`을 할 것인지를 비교해 보자는 의견이 나왔다. 

코스트제로는 A사 직원들 업무비중, 관리 대상 IT 장비 종류, 장비 애프터서비스를 위한 연간 경비, 구매에 따른 금융이자 등을 따져보고 렌탈 진행 시 연간 약 3600만원(관련 비용의 12%) 정도 비용을 절감할 수 있다는 판단을 내렸다. 

코스트제로 관계자는 "자산으로 유지해 장기간(3~5년)에 걸쳐 감가상각하는 게 유리한 경우, 장비 전문성이 필요해 일반 렌탈사에서 대응이 어려운 경우, 장비 소요량이 적은 경우 등은 구매가 유리하다"고 말했다. 

하지만 "당장 구매에 소요되는 자금이 부족하거나 컴퓨터 장비 성능, 사양이 최신을 유지해야 하는 경우, 장비 구매 후 유지관리에 소요되는 비용 또는 인력에 제한이 있는 경우에는 렌탈하는 게 좋다"고 덧붙였다. 

코스트제로가 제공하는 기업비용 절감 종합 컨설팅 문의는 (02)579-0050으로 하면 된다. 

[기획취재팀＝최용성 차장(팀장) / 홍종성 기자 / 노현 기자 / 박준형 기자 / 정순우 기자]