코스트제로…불필요한 사내 출력물 어떻게 줄이지?

코스트제로 `비용절감 컨설팅` 괜찮네

국내 10대 건축설계 사무소 중 하나인 A사무소는 업종 특성상 사내 출력물이 많다. 

출력기기 임대와 건축설계 청사진 등 내ㆍ외부 출력 비용도 엄청나다. 연간 전체 소요 비용 4억3000만원 중 80% 정도인 3억4000만원이 관련 비용으로 지출된다. 

고민 끝에 A사무소는 비용 절감 컨설팅 업체 코스트제로를 찾아 3개월간 컨설팅을 받았다. 코스트제로는 일단 사내 출력 사항을 모두 파악하기 시작했다. 

A사무소가 사용 중인 임대ㆍ소유 사무기기 연간 지출비용, 총 6개층 사내 사무기기 배치 현황, 직원 동선과 전체 팀별 조직도 등 자료를 받아 1, 2차에 걸쳐 사무기기 출력량을 실사했다. 

전체 직원을 대상으로 사무기기 만족도 설문조사도 했다. 컬러와 흑백 출력량과 비율, 기기 가동률, 팀별 출력량 등도 일일이 체크했다. 

그 결과 총 21대에 이르는 사내 복합기에서 연간 내부 출력비용만 평균 1억4000만원이 지출되고 있음을 알아냈다(외부 출력 전문회사에 출력을 맡기는 경우 제외). 출력비용을 특별히 검토한 게 없어 사내 보유 기기와 임대 기기가 섞여 운영되고 비싼 토너와 소모품을 사용하는 경우도 많았다. 

코스트제로는 일단 불필요하게 과도한 고사양 출력기기들을 없애고 컬러로 출력할 필요가 없는 문서들을 가려내 컬러 출력을 줄이도록 했다. 

비싼 토너 사용과 불필요한 정기점검 서비스 등을 줄여 유지관리비도 낮췄다. 

외부 출력비용은 외주 거래처 2곳의 지난 1년간 발주서, 견적서, 거래명세서 등을 분석하고 사무소와의 거리, 업주 진행 경력 등을 검토해 기존 거채처보다 가격이나 서비스 품질이 우수한 최적의 업체와 견적을 제시했다. 

이 같은 노력으로 A사무소는 연간 출력비용에서만 7200만원을 절감할 수 있었다. 

코스트제로 관계자는 "일반적으로 출력비용을 줄이기 위해서는 사내 사무기기 모델 구성을 단순화하고 필요 없는 컬러 출력을 막을 수 있는 출력량 제어 솔루션 설치가 필요하다"며 "임대 사무기기는 임대 약정 출력량과 실제 사용 출력량도 따져봐야 한다"고 말했다. 

코스트제로가 제공하는 기업 비용절감 종합컨설팅 문의는 (02)579-0050으로 하면 된다.